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La communication par mail est aujourd’hui incontournable dans le monde professionnel. Pourtant, il n’est pas toujours facile de trouver la bonne formule de politesse pour terminer un mail. Dans cet article, nous vous proposons de découvrir quelques astuces pour choisir la formule appropriée en fonction de votre interlocuteur et du contexte.
Les formules classiques à utiliser sans modération
Il existe certaines formules de politesse qui peuvent être utilisées dans la plupart des situations, qu’il s’agisse d’un mail adressé à un supérieur hiérarchique, un collègue ou un client. Parmi celles-ci, on peut citer :
« Cordialement » et « Bien cordialement »
Ces deux expressions sont probablement les plus courantes dans les échanges par mail. Elles conviennent à la fois pour des contacts professionnels réguliers et pour des correspondances plus formelles.
« Sincères salutations »
Cette formule est également très répandue. Elle est idéale lorsque l’on souhaite montrer sa considération à son destinataire, sans pour autant donner une impression de distance ou de froideur.
Adapter la formule en fonction de la situation
De nombreuses situations professionnelles peuvent se produire et nécessitent une bonne rédaction professionnelle, nous pouvons citer l’envoi de candidature, la demande d’augmentation, ou même la rédaction d’une lettre de rupture conventionnelle.
Bien que les formules classiques soient souvent adaptées, il est parfois préférable de les ajuster en fonction du contexte et de la relation que l’on entretient avec son interlocuteur. Voici quelques conseils pour vous aider à choisir la formule appropriée :
Prenez en compte votre niveau de connaissance avec le destinataire
Si vous correspondez pour la première fois avec une personne, ou si cette dernière est un supérieur hiérarchique, il convient d’opter pour une formule relativement formelle. Dans ce cas, optez pour « Je vous prie d’agréer, Madame/Monsieur, mes salutations distinguées » ou « Je vous prie d’agréer, Madame/Monsieur, l’expression de mes sincères salutations ».
A l’inverse, lorsque vous êtes en contact régulier avec le destinataire et que vous avez déjà échangé plusieurs mails, il est possible d’alléger la formule. Vous pouvez ainsi utiliser « Cordialement » ou « Bien cordialement », voire même « Salutations » si la relation est plus informelle.
Tenez compte du contenu du mail
La formule de politesse doit également être cohérente avec le ton employé tout au long du mail. Si votre message est particulièrement formel, évitez les expressions trop légères, telles que « A bientôt » ou « Bonne journée ». Privilégiez plutôt des formules telles que « Recevez, Madame/Monsieur, mes sincères salutations » ou « Veuillez agréer, Madame/Monsieur, l’expression de ma considération distinguée ».
Formules à éviter dans un mail professionnel
Il existe certaines formules de politesse qu’il vaut mieux ne pas employer dans un contexte professionnel, notamment :
« Amicalement » et « Amitiés »
Ces deux expressions sont trop informelles pour être utilisées dans un mail professionnel. Elles sont réservées aux échanges personnels, entre amis ou au sein de la famille.
« Bises » et « Gros bisous »
Il va sans dire que ces formules sont à proscrire absolument dans les mails professionnels, sauf si vous êtes en contact avec des collègues très proches ou des amis avec qui vous travaillez.
42 exemples de formules de politesse à inclure en fin de mail.
Découvrez dans cette vidéo pratique 42 exemples de formules de politesse à utiliser en fin de mail, vous permettant d’exprimer de manière appropriée et professionnelle votre gratitude, votre respect ou encore votre cordialité selon le contexte.
En conclusion : choisir la bonne formule selon le contexte
Pour bien terminer un mail professionnel, il est essentiel de sélectionner la formule de politesse appropriée en tenant compte du destinataire, de votre niveau de connaissance avec cette personne et du ton employé dans le message. En suivant ces conseils, vous mettrez toutes les chances de votre côté pour communiquer efficacement et respectueusement par mail.
