Convocation à un entretien préalable: définition et formalités

Une convocation à un entretien préalable a lieu pour deux bonnes raisons. Soit vous allez être licencié, soit vous allez recevoir une sanction disciplinaire. Il s’agit donc d’une rencontre entre vous, votre employeur et quelques représentants de l’entreprise dans laquelle vous travaillez. Le sujet de la discussion : les motifs ou faits reprochés qui peuvent amener à ce licenciement ou à cette sanction.

Quelles peuvent être les raisons d’une convocation à un entretien préalable?

Vous pouvez être convoqué à un entretien préalable, soit pour :

• Une infraction professionnelle : l’employeur peut convoquer un employé à un entretien préalable s’il soupçonne une infraction professionnelle telle qu’un vol, une fraude, un harcèlement ou une violation des règles de l’entreprise.

• Une performance insatisfaisante : si un employé ne répond pas aux attentes de son poste, présente une performance insatisfaisante ou ne respecte pas les objectifs fixés, il peut être convoqué à un entretien préalable pour discuter de ces problèmes.

• Des conflits interpersonnels : en cas de conflits entre collègues de travail, l’employeur peut convoquer les parties concernées à un entretien préalable afin de trouver une résolution et de restaurer un climat de travail harmonieux.

• Des absences injustifiées ou répétées : si un employé s’absente fréquemment ou sans motif valable, l’employeur peut le convoquer à un entretien préalable. Le but étant d’enquêter sur la situation et prendre les mesures appropriées.

• Une modification des conditions de travail : lorsqu’une entreprise envisage de modifier les conditions de travail d’un employé, telles que le salaire, les horaires ou les responsabilités, elle doit généralement le convoquer à un entretien préalable pour discuter de ces changements.

• Un licenciement envisagé : dans le cas où un employeur envisage de licencier un employé, il doit généralement organiser un entretien préalable pour discuter des motifs du licenciement et donner à l’employeur la possibilité de présenter sa défense.

Quelles sont les différentes formalités d’un entretien préalable?

La convocation à un entretien préalable fonctionne comme suit :

• L’envoi de la convocation : pour vous avertir de la rencontre, votre employeur vous envoie une convocation écrite au moins 5 jours ouvrables avant le soit dit entretien. Dans ce document, vous trouverez la date, l’heure et le lieu de l’entretien préalable, ainsi que la liste et les coordonnées des conseillers qui sont consultables. Cette convocation peut être envoyée par courrier électronique, par courrier postal ou remise en main propre.

• Préparation : une fois que vous avez reçu la convocation, il est important de bien préparer vos arguments. En effet, durant la rencontre vous devez vous défendre et expliquer votre version des faits. À noter que vous pouvez vous faire assister par une personne de votre choix appartenant au personnel de l’entreprise. Ou, sous certaines conditions, par un représentant du personnel.

• Présentation à l’entretien : le jour de l’entretien, vous devez vous présenter à l’heure et au lieu indiqués dans la convocation. Assurez-vous d’arriver suffisamment tôt pour éviter tout retard.

• Déroulement de l’entretien : lors de l’entretien préalable, l’employeur expose les motifs du licenciement ou de la sanction envisagée. Puis, il vous donnera la parole pour que vous puissiez vous défendre, demander des explications ou encore présenter vos remarques. Au terme de l’entretien, l’employeur vous fera signer un compte rendu. Cela peut aussi être un attestation où se trouve tout le déroulement de la rencontre. Il mentionnera aussi  la date de la notification de sa décision finale. Le délai de réflexion est de 45 heures. De ce fait, sa décision ne doit être rendue ni avant ni trop tard après ce délai. Sinon, ce sera considéré comme irrégulier.

Que se passe-t-il si le salarié ne se présente pas à l’entretien préalable?

Le salarié, ainsi que son assistant ont tout à fait le droit de refuser l’appel et de ne pas se présenter à l’entretien. En cas d’empêchement, il peut demander à l’employeur de reporter la rencontre. C’est à ce dernier de décider de le convoquer ou pas à un second entretien.